会社のゴルフコンペの幹事、皆さんは経験がありますか？
ゴルフコンペの幹事といえば、ゴルフ場の予約、参加者の募集、組み合わせ、景品の準備など、やることが盛りだくさん。
実は私、会社のゴルフコンペの幹事をこれまで10回近く経験しています。
それなりに経験を積んできたつもりですが、今回ばかりは想定外の出来事が起こりました。
なんと、22組88名で開催予定だった社内ゴルフコンペが、台風25号の影響で中止に！
しかも、ゴルフ場から連絡があったのは開催の約1か月前。
4か月前から準備していたのに、まさかこんなことになるとは……。
今回は、そんなゴルフコンペ幹事の奮闘記をお届けします。
22組88名！大規模ゴルフコンペの準備は4か月前から
今回の社内ゴルフコンペは、なんと22組88名という大規模なもの。
準備を始めたのは6月。開催予定日の約4か月前でした。
これだけの人数になると、普段の仲間内のゴルフとはわけが違います。
まず最初に取りかかったのは、関係会社の社長をはじめとした参加者の日程調整。
ここが決まらないことには、ゴルフ場の予約も進められません。
そして、日程が決まったら次の難関が待っています。
88名を受け入れてくれるゴルフ場探しです。
20組以上の予約は想像以上に難しい！
ゴルフ場選びにも条件があります。
- 都心からアクセスしやすいこと
- 20組以上の大規模コンペに対応できること
- 希望日に予約できること
この条件を満たすゴルフ場は、そう簡単には見つかりません。
そこで目を付けたのが、27ホールあるゴルフ場。
通常の18ホールのゴルフ場よりも受け入れ規模が大きいため、大人数のコンペを開催できる可能性があります。
候補となるゴルフ場を調べては、ひたすら電話。
「22組なんですが、予約できますか？」
そんな問い合わせを何度繰り返したことでしょう。
ネット予約で簡単に済ませられる規模ではありません。
こうして、ようやく会場を確保することができました。
この時は、まさか後から大変なことになるなんて思ってもいませんでした。
開催1か月前、ゴルフ場からまさかの連絡！
準備を進めていたある日、予約していたゴルフ場から連絡が入りました。
「台風25号の影響で、予約をキャンセルさせていただきます」
えっ？
キャンセル？
22組88名なんですけど……。
しかも、開催まであと約1か月。
ここまで準備してきたのに、まさかの事態です。
もちろん、台風の影響では仕方がありません。
とはいえ、幹事としては「そうですか、わかりました」で終わるわけにはいきません。
まず考えたのは、代わりのゴルフ場を探すことでした。
台風後の千葉県内のゴルフ場については、台風25号による千葉のゴルフ場14施設の営業・休場状況をまとめた記事でもご紹介しています。
88名を受け入れてくれる代替ゴルフ場が見つからない！
もう一度、ゴルフ場探しのスタートです。
しかし、今回は最初の予約時よりも条件が厳しくなっています。
なにしろ、開催まで約1か月。
20組以上を受け入れられるゴルフ場は限られているうえに、希望日の予約も必要です。
残念ながら、代わりのゴルフ場を確保することはできませんでした。
そして、ついに決断。
88名の社内ゴルフコンペは中止！
4か月前から準備してきたコンペが、開催できなくなってしまいました。
全社ミーティングで中止を報告。まるで謝罪会見！
さて、コンペが中止になったら、当然ながら参加予定者への連絡が必要です。
今回は全社ミーティングで、開催中止を報告することになりました。
88名が参加予定だった会社のイベント。
準備に時間をかけてきただけに、報告する側としてもなかなか複雑な心境です。
そして、いざ報告。
なんだか、まるで謝罪会見のような気分（笑）。
もちろん、台風の影響なので誰が悪いわけでもありません。
それでも、幹事としては申し訳ない気持ちになります。
約4か月の準備が、こんな形で終わるとは……。
幹事を10回近く経験していても、こんな出来事はなかなかありません。
でも、ゴルフは諦めない！部署別コンペに変更
大規模コンペは中止になりましたが、せっかくのゴルフイベント。
そこで、会社全体での開催ではなく、各部署ごとに小規模コンペを開催することになりました。
各部署のコンペは、それぞれの部署にお任せする形です。
ちなみに、私の部署はというと……
3組12名のゴルフコンペを開催予定！
そして、もちろん今回も私が幹事です（笑）。
88名から12名へ。
規模は大きく変わりましたが、今度こそ無事に開催できることを願っています。
ゴルフコンペの幹事は、想定外への対応も仕事！
今回、改めて感じたのは、ゴルフコンペの幹事は単にゴルフ場を予約するだけではないということ。
参加者の日程調整から始まり、ゴルフ場探し、参加者への案内、そして予期せぬトラブルへの対応。
特に大規模コンペの場合は、早めの準備が欠かせません。
ただ、どれだけ早く準備していても、天候ばかりはどうにもなりませんね。
今回の教訓は、大規模コンペほど、開催できなくなった場合の対応も考えておくこと。
幹事として、また一つ経験値が増えました。
続く第2話では、これまで10回近く幹事を経験してきた私が、初めてゴルフコンペの幹事を任された方に向けて、準備の進め方をご紹介しています。
「何から始めればいいの？」
「ゴルフ場はどうやって選ぶ？」
「参加者の交通手段はどうする？」
そんな疑問に、実体験を交えながらお答えします。第3話では、プロアマ大会の事務局経験も含め、ゴルフイベントの舞台裏についてお話ししています。
