「次のゴルフコンペ、幹事をお願いね！」
ゴルフ好きなら、一度くらいこんなお願いをされたことがあるのではないでしょうか。
ゴルフに行くのは大好き。でも、幹事となると話は別。
ゴルフ場の予約、参加者の募集、組み合わせ、景品の準備……。
「えっ、こんなにやることがあるの？」
そう思う方も多いはず。
実は私、これまで会社のゴルフコンペの幹事を10回近く経験しています。
さらに、クライアントをお招きするプロアマゴルフ大会の事務局も5回担当してきました。
プロゴルファーも参加する大会と、会社のゴルフコンペ。
イベントの規模や目的は違いますが、共通して大切なのは、参加者に気持ちよく楽しんでもらうための準備です。
今回は、そんな経験をもとに、初めてゴルフコンペの幹事を任された方へ、準備の進め方とちょっとしたコツをご紹介します。
まずは全体像！幹事の仕事は大きく7つ
幹事の仕事を整理すると、次の7つになります。
- 開催日程の調整
- ゴルフ場の選定と予約
- 参加者募集と情報収集
- 交通手段と乗り合わせの調整
- 組み合わせと競技ルールの決定
- 景品・表彰式の準備
- 当日の運営と終了後の精算
一度に全部やろうとすると大変ですが、順番に進めれば大丈夫。
ここからは、実際の経験を交えながら紹介していきます。
① 最初に決めるのはゴルフ場ではなく日程
ゴルフコンペの幹事を任されると、まずゴルフ場を探したくなります。
でも、会社のコンペでは、最初に日程を押さえることが大切。
特に関係会社の社長や役員などが参加する場合は、主要な参加者のスケジュール調整が欠かせません。
私が88名の社内コンペを企画した際も、最初に行ったのは関係会社の社長の日程調整でした。
プロアマ大会のようなクライアント接待イベントでも、招待する方々の都合を踏まえた日程設計は重要な検討事項です。
せっかく素敵なゴルフ場を確保できても、肝心のゲストが参加できなければ意味がありませんからね。
幹事のポイント：まずは主要参加者の予定を確認し、開催候補日を絞ること。
② 20組以上のゴルフ場探しは電話が基本！
少人数のコンペなら、ゴルフ場予約サイトでも比較的簡単に探せます。
でも、20組以上となると話は別。
私が担当した22組88名のコンペでは、都心からアクセスしやすく、大人数を受け入れられるゴルフ場を探しました。
候補にしたのは27ホールあるゴルフ場。
そして、とにかく電話！
「22組でコンペを開催したいのですが、予約できますか？」
これを繰り返しました。
大規模コンペの場合は、予約可能な組数だけでなく、スタート時間やパーティー会場なども確認しておきたいところです。
また、キャンセル規定や悪天候時の対応も重要です。
なぜなら、第1話でご紹介したように、私自身、台風25号の影響で88名のコンペが中止になった経験があるからです。
4か月前から準備していても、自然災害ばかりはどうにもなりません。
幹事のポイント：大規模コンペは早めに電話で相談し、キャンセル条件も必ず確認すること。
③ 参加申し込みはアンケートで一括管理
ゴルフ場が決まったら、いよいよ参加者の募集です。
ここでおすすめしたいのが、申し込み時に必要な情報をまとめて集めておくこと。
私が特に重視しているのは、参加者の交通手段です。
ゴルフには行きたいけれど、車を持っていない人も結構います。
そこで、参加申し込みのアンケートでは、車の有無と最寄り駅も確認しました。
| 項目 | 目的 |
|---|---|
| 氏名・所属 | 参加者管理 |
| 参加可否 | 人数の確定 |
| 平均スコア | 組み合わせの参考 |
| 車の有無 | 交通手段の調整 |
| 最寄り駅 | 乗り合わせの検討 |
| 同乗・送迎の可否 | ドライバーとの調整 |
| その他の連絡事項 | 個別事情の確認 |
後から何度も確認するより、最初に必要な情報を集めておく方が効率的です。
ただし、個人情報は必要な範囲だけ収集し、利用目的を伝えたうえで適切に管理しましょう。
④ Googleマップで乗り合わせを検討！これが意外と大仕事
参加者の情報が集まったら、次は交通手段の調整です。
これがなかなか大変。
特に、車を持っていない参加者が多い場合は、誰が誰を乗せていけるのかを考える必要があります。
私が実際に行ったのは、Googleマップを使った位置関係の確認です。
参加者の最寄り駅を地図上で確認し、車を出せる人との位置関係を調べていきます。
「この人なら途中で乗せてもらえるかも？」
「この駅で集合すれば、何人か一緒に行けそう！」
そんなことを考えながら、乗り合わせ可能な組み合わせを検討しました。
88名規模ともなると、これだけでもなかなかの作業量です。
ゴルフコンペの幹事なのか、送迎手配の担当者なのか、わからなくなってきます（笑）。
もちろん、実際の乗り合わせはドライバーと同乗者の双方の了承が必要です。
幹事のポイント：車の有無と最寄り駅は、参加申し込みの段階で確認しておくこと。
⑤ 組み合わせはスコアだけで決めない
参加者が確定したら、次は組み合わせです。
これも幹事の腕の見せどころ。
会社のゴルフコンペでは、平均スコアだけでなく、参加者同士の関係性にも配慮したいところです。
例えば、初心者ばかりの組にならないようにしたり、初参加の方が孤立しないようにしたり。
また、クライアント接待を目的とするプロアマ大会では、競技を楽しんでいただくことに加え、ゲストへの配慮や大会全体の進行も大切になります。
私自身、プロアマ大会の事務局を5回経験したことで、ゴルフイベントにはプレー以外にも多くの準備が必要だと感じています。
幹事の仕事は、単に人を組み合わせることではありません。
参加者が気持ちよく一日を過ごせるように考えることも、大切な役割です。
⑥ 景品と表彰式はコンペの盛り上がりを左右する！
ゴルフコンペといえば、やっぱり表彰式も楽しみのひとつ。
優勝、準優勝、ドラコン賞、ニアピン賞、ブービー賞など、予算に応じて景品を用意します。
高価な景品ばかりでなくても大丈夫。
ちょっと笑える景品や、参加者に喜んでもらえる実用品などを組み合わせると、表彰式も盛り上がります。
また、集計ルールも事前に決めておきましょう。
新ペリア方式など、参加者のレベルに合わせたルールを採用するのもおすすめです。
接待を目的としたイベントでは、表彰や進行についてもゲストに失礼のないよう、丁寧な準備が求められます。
⑦ プロアマ大会の事務局を経験して感じたこと
社内ゴルフコンペの幹事と、クライアント接待のプロアマ大会事務局。
両方を経験して感じるのは、ゴルフイベントの運営には、プレーとは別の難しさがあるということです。
社内コンペなら、参加者同士の交流や楽しさ。
クライアント接待の大会なら、ゲストへのおもてなしや、イベント全体の印象。
目的が違えば、準備で優先すべきことも変わります。
ただ、どちらにも共通しているのは、参加者が当日のゴルフを楽しめるよう、裏側で準備を整えること。
幹事や事務局は、イベントの主役ではありません。
でも、イベントを支える大切な存在です。
そして何より、準備が整っているほど、当日の進行にも余裕が生まれます。
初めての幹事におすすめ！準備スケジュール
最後に、会社のゴルフコンペを想定した準備スケジュールをまとめました。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 4か月前 | 日程調整、ゴルフ場探し |
| 3か月前 | 会場予約、開催案内 |
| 2か月前 | 参加者募集、アンケート |
| 1か月前 | 人数確定、組み合わせ検討 |
| 2週間前 | 景品準備、乗り合わせ調整 |
| 1週間前 | 最終案内、ゴルフ場との確認 |
| 当日 | 受付、進行、集計、表彰 |
| 終了後 | 精算、お礼、振り返り |
これは大規模な会社コンペを想定した一例です。
3〜4組程度のコンペなら、もう少し短い準備期間でも対応できる場合があります。
ただし、人気シーズンの予約や主要ゲストの日程調整が必要な場合は、早めに動くのがおすすめです。
まとめ｜幹事の仕事は、ゴルフを楽しむための舞台づくり
ゴルフコンペの幹事は、正直なところ結構大変です。
日程調整、ゴルフ場探し、参加者募集、交通手段、組み合わせ、景品の準備。
自分もゴルフをするはずなのに、気がつけば旅行会社の添乗員のような仕事までしています（笑）。
それでも、みんなが楽しそうにプレーしていたり、無事にイベントが終わったりすると、やっぱり嬉しいものです。
これまで約10回の社内コンペ幹事と、5回のプロアマ大会事務局を経験してきましたが、毎回同じようにはいきません。
だからこそ、早めの準備と臨機応変な対応が大切なのだと思います。
これから初めて幹事を任される方も、ぜひ楽しみながら準備してみてください。
第1話では、22組88名の社内コンペが台風で中止になった経験をご紹介しています。
続く第3話では、幹事経験やプロアマ大会の事務局経験を通じて感じた、ゴルフイベントの舞台裏についてお話ししています。あわせて読んでいただけると嬉しいです。
